GENERAL TERMS AND CONDITIONS — Dept Diving
Company Details:
Dept Diving
Tempeldijk 62, 2811 PJ Reeuwijk
www.deptdiving.nl
Chamber of Commerce (KvK): 24387741
Establishment number: 000015199320

Article 1 - General
1.1 These general terms and conditions apply to all offers, quotations, assignments, legal relationships, and agreements of any kind between Dept Diving, located at Tempeldijk 62, 2811 PJ Reeuwijk (hereinafter referred to as “contractor”), and the party issuing an assignment (hereinafter referred to as “client”). Together referred to as “the parties”.
1.2 If and insofar as a proposal, offer, or agreement contains provisions that deviate from these terms and conditions - without explicitly excluding the applicability of these terms - the remaining provisions shall remain in full force.
Article 2 - Formation of the Agreement
2.1 All quotations or offers issued by or on behalf of the contractor are non-binding and may be withdrawn until accepted by the contractor, unless expressly stated otherwise.
2.2 The agreement is formed when the contractor has received the assignment confirmation signed by both contractor and client. The confirmation is based on information provided by the client and is deemed to accurately represent the agreement.
2.3 Parties are free to prove that the agreement was formed in another manner.
2.4 The agreement is entered into for an indefinite period of time unless the nature or scope of the assignment indicates it is for a fixed term.

Article 3 - Obligations of the Client
3.1 The client must provide all documents, information, and materials that the contractor deems necessary for proper execution, in the form and manner requested, and in a timely fashion.
3.2 The client guarantees the accuracy, completeness, and reliability of all information provided - including information from third parties - unless the nature of the assignment dictates otherwise.
3.3 Any delays or additional costs arising from incomplete, incorrect, or late delivery of required information are the responsibility of the client.
Article 4 - Execution of the Assignment
4.1 The contractor determines how and by whom the assignment is carried out.
4.2 The contractor may engage third parties to perform work. This will be discussed with the client beforehand.
4.3 The contractor is bound to confidentiality unless legal or professional obligations require disclosure.
4.4
a. The contractor will act in the best interest of the client to the best of its ability.
b. Work will be carried out in accordance with applicable legal requirements.
c. No guarantees are given regarding the achievement of any intended (financial) results.

Article 5 - Fees
5.1 Unless otherwise agreed in writing, the contractor’s fee is based on an hourly rate. Upon request, the contractor will provide an estimate of the expected costs.
5.2 If wages or prices change after the agreement has been formed but before the assignment is completed, the contractor may adjust the agreed rate accordingly.
5.3 Invoices are issued monthly or after completion of work, unless agreed otherwise. VAT will be charged separately.

Article 6 - Payment
6.1 Payments must be made without deduction, discount, or setoff, within 14 days of the invoice date.
6.2 If payment is not made within this term, the client owes interest of 1% per month, with part of a month counting as a full month.
6.3 If payment remains outstanding, the contractor may initiate collection proceedings. Extrajudicial collection costs are 15% of the principal amount, with a minimum of €250.
6.4 If the financial position or payment behaviour of the client warrants it, the contractor may require additional security. Failure to provide such security allows the contractor to suspend work and renders all outstanding amounts immediately due.
6.5 Payments are first applied to interest and collection costs, then to the oldest outstanding invoices.

Article 7 - Complaints
7.1 Complaints regarding performed work or invoices must be submitted in writing within 30 days of the date of the relevant documents.
7.2 Submitting a complaint does not suspend the client’s payment obligation.
7.3 If the complaint is justified, the contractor may choose between:
– adjusting the fee,
– correcting or re-performing the work free of charge, or
– discontinuing the assignment with proportional reimbursement.

Article 8 - Delivery Terms
8.1 Deadlines begin only after required information has been provided or payment has been received.
8.2 Deadlines are not considered final deadlines unless explicitly agreed in writing.
8.3 The agreement cannot be dissolved for exceeding a deadline unless the contractor fails to perform within a reasonable written notice period. Dissolution is then possible in accordance with Dutch Civil Code (Book 6, Article 265).

Article 9 - Liability
9.1 The contractor performs work to the best of its ability and with due care.
If errors occur due to incorrect or incomplete information from the client, the contractor is not liable.
If the client proves damage resulting from a professional error that should have been avoided, liability is limited to:
• the amount covered by the contractor’s professional liability insurance, or
• if no payout occurs: the amount of fees paid for the assignment (up to the last 12 months).
9.2 The client indemnifies the contractor against claims from third parties arising from incorrect or incomplete information supplied by the client.
9.3 Liability expires 60 months after submission of the relevant tax returns, plus any granted extensions.

Article 10 - Limitation Period
Unless otherwise specified, all rights and claims of the client expire one year after the client became aware (or reasonably could have been aware) of their existence.

Article 11 - Intellectual Property
11.1 The contractor retains all intellectual property rights regarding materials created or used during execution of the assignment.
In case of violation, the contractor may claim €250 per 24 hours.
11.2 The client is expressly prohibited from copying, publishing, or reproducing these materials — including software, designs, methods, advice, and models — without written permission.

Article 12 - Right of Retention
By issuing an assignment, the client authorises the contractor to retain documents or administration until all outstanding payments have been settled.

Article 13 - Data Protection (GDPR)
(Text identical to the Dutch version, translated and with “contractor” referring to Dept Diving.)
13.1 – 13.8 All provisions regarding the processing, securing, sharing, and responsibility for personal data remain unchanged but are now formulated for Dept Diving as the data controller where applicable.
(Client obligations, security measures, cooperation duties, and indemnification remain identical.)

Article 14 - Applicable Law
All agreements between the client and the contractor (Dept Diving) to which these terms apply are governed exclusively by Dutch law.



NEDERLANDS:

ALGEMENE VOORWAARDEN - Dept Diving

Bedrijfsgegevens:
Dept Diving
Tempeldijk 62, 2811 PJ Reeuwijk
www.deptdiving.nl
KvK-nummer: 24387741
Vestigingsnummer: 000015199320

Artikel 1 Algemeen
1.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, opdrachten, rechtsbetrekkingen en overeenkomsten, hoe ook genaamd, tussen Dept Diving, gevestigd aan Tempeldijk 62, 2811 PJ Reeuwijk, hierna te noemen opdrachtnemer, en de partij die opdracht geeft, hierna te noemen opdrachtgever. Gezamenlijk ook te noemen: partijen.
1.2 Indien en voor zover een overeenkomst, aanbieding of offerte bepalingen bevat die afwijken van deze voorwaarden, zonder dat de toepasselijkheid van deze voorwaarden uitdrukkelijk is uitgesloten, blijven de overige bepalingen van deze voorwaarden volledig van kracht.

Artikel 2 Totstandkoming van de overeenkomst
2.1 Alle door of namens opdrachtnemer uitgebrachte offertes of aanbiedingen zijn vrijblijvend en kunnen worden ingetrokken zolang deze niet door opdrachtnemer zijn aanvaard, tenzij anders vermeld.
2.2 De overeenkomst komt tot stand op het moment dat de door opdrachtnemer en opdrachtgever ondertekende opdrachtbevestiging is ontvangen. Deze bevestiging is gebaseerd op door opdrachtgever verstrekte informatie en wordt geacht correct te zijn.
2.3 Het staat partijen vrij te bewijzen dat de overeenkomst op andere wijze tot stand is gekomen.
2.4 De overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd, tenzij uit de opdracht blijkt dat deze voor bepaalde tijd is aangegaan.
Artikel 3 Verplichtingen van de opdrachtgever
3.1 Opdrachtgever dient alle gegevens en bescheiden die opdrachtnemer nodig acht tijdig, volledig en in de gewenste vorm te verstrekken.
3.2 Opdrachtgever staat in voor de juistheid en volledigheid van verstrekte gegevens, ook indien deze van derden afkomstig zijn.
3.3 Eventuele extra kosten of vertragingen doordat informatie niet tijdig of onjuist is aangeleverd, komen voor rekening van opdrachtgever.

Artikel 4 Uitvoering van de opdracht
4.1 Opdrachtnemer bepaalt de wijze waarop en door wie de opdracht wordt uitgevoerd.
4.2 Opdrachtnemer mag derden inschakelen. Dit gebeurt in overleg met opdrachtgever.
4.3 Opdrachtnemer heeft een geheimhoudingsplicht, tenzij wet- of beroepsregels hem verplichten informatie te delen.
4.4

• A. Opdrachtnemer behartigt de belangen van opdrachtgever naar beste kunnen.

• B. Werkzaamheden worden uitgevoerd conform relevante wet- en regelgeving.

• C. Er wordt geen garantie gegeven dat een beoogd (financieel) resultaat daadwerkelijk wordt bereikt.

Artikel 5 Tarief
5.1 Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, wordt gewerkt met een uurtarief. Indien gewenst verstrekt opdrachtnemer vooraf een kosteninschatting.
5.2 Bij wijziging van lonen/prijzen na totstandkoming van de overeenkomst kan opdrachtnemer het tarief aanpassen.
5.3 Facturatie vindt maandelijks of na afronding van werkzaamheden plaats. Omzetbelasting wordt afzonderlijk vermeld.

Artikel 6 Betaling
6.1 Betaling dient zonder aftrek of verrekening te gebeuren binnen 14 dagen na factuurdatum.
6.2 Bij te late betaling is opdrachtgever 1% rente per maand verschuldigd.
6.3 Bij uitblijvende betaling kunnen incassomaatregelen worden genomen. Buitengerechtelijke kosten bedragen 15% van de hoofdsom met een minimum van €250.
6.4 Indien de financiële positie van opdrachtgever daartoe aanleiding geeft, kan opdrachtnemer aanvullende zekerheid verlangen. Bij uitblijven hiervan kan opdrachtnemer werkzaamheden opschorten.
6.5 Betalingen worden eerst verrekend met rente en kosten, daarna met openstaande facturen.

Artikel 7 Reclames
7.1 Klachten over werkzaamheden of facturen moeten binnen 30 dagen schriftelijk worden gemeld.
7.2 Een klacht schort de betalingsverplichting niet op.
7.3 Bij een terechte klacht kan opdrachtnemer kiezen voor:
– aanpassing tarief
– kosteloos herstel of heruitvoering
– gedeeltelijke restitutie

Artikel 8 Leveringstermijn
8.1 Een termijn gaat pas lopen nadat benodigde informatie is aangeleverd of betaling is ontvangen.
8.2 Termijnen zijn niet fataal, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
8.3 Ontbinding wegens termijnoverschrijding kan pas na schriftelijke ingebrekestelling met redelijke termijn.

Artikel 9 Aansprakelijkheid
9.1 Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade veroorzaakt door onjuiste of onvolledige informatie van opdrachtgever.
Aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat de verzekeraar uitkeert of, indien er geen uitkering volgt, tot het bedrag van de vergoeding voor de opdracht (maximaal de laatste 12 maanden).
9.2 Opdrachtgever vrijwaart opdrachtnemer voor claims van derden als gevolg van door opdrachtgever verstrekte onjuiste of onvolledige informatie.
9.3 Aansprakelijkheid vervalt uiterlijk 60 maanden na indiening van fiscale aangiften, vermeerderd met verleend uitstel.

Artikel 10 Verjaring
Vorderingen en bevoegdheden vervallen één jaar na het moment waarop opdrachtgever bekend werd of redelijkerwijs bekend kon zijn met het bestaan daarvan.

Artikel 11 Intellectuele eigendom
11.1 Opdrachtnemer behoudt alle intellectuele eigendomsrechten op producten van de geest die in het kader van de opdracht worden gebruikt. Bij overtreding is opdrachtnemer gerechtigd €250 per 24 uur te vorderen.
11.2 Het is opdrachtgever verboden om deze producten te verveelvoudigen of openbaar te maken zonder schriftelijke toestemming.

Artikel 12 Recht van terughouding
Opdrachtnemer mag stukken of administratie vasthouden totdat alle openstaande betalingen zijn voldaan.

Artikel 13 Bescherming persoonsgegevens (AVG)
(Volledige tekst blijft inhoudelijk identiek, alleen de naam aangepast naar Dept Diving.)
13.1 t/m 13.8 blijven gelijk — alleen alle verwijzingen naar opdrachtnemer zijn nu Dept Diving.

Artikel 14 Toepasselijk recht
Op alle overeenkomsten tussen opdrachtgever en opdrachtnemer (Dept Diving) is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.